A bien des égards, l’usage de la technologie n’est pas indispensable. Vous pouvez, par exemple, toujours acheter vos produits d’épicerie à partir d’une liste sur un bloc-notes, vous pouvez toujours vous rendre quelque part avec une carte papier au lieu d’un GPS et vous pouvez garder les livres de votre entreprise dans des livres réels au lieu d’utiliser un programme comptable. Cela peut sembler contre-intuitif, mais pour de nombreuses petites entreprises, un système comptable manuel est une option pratique et pragmatique.
Une facilité d’installation
Un système manuel traditionnel utilise généralement un registre comptable pour les créances, les dettes et les ventes, puis regroupe ces chiffres dans un seul grand livre. Vous pouvez soit les créer vous-même, soit demander à un comptable de le faire pour vous, mais dans les deux cas, cela peut se faire en un après-midi. Une fois que tout est prêt, il vous suffit de vous asseoir à l’heure de clôture pour saisir les transactions de la journée, ou si vous préférez, de vous asseoir le lendemain matin pour saisir les transactions de la veille. La mise en place d’un système informatisé peut prendre plus de temps, bien que votre comptable le fasse probablement de façon régulière et qu’il puisse ajuster un ensemble normalisé de comptes pour répondre aux besoins de votre entreprise. Une fois les comptes configurés, vous devrez soit apprendre à utiliser le logiciel, soit embaucher quelqu’un qui a de l’expérience dans ce domaine. Les grands livres papier peuvent potentiellement vous permettre d’être opérationnel plus rapidement, ce qui est une petite victoire pour les systèmes manuels.
Une correction d’erreur transparente
Vous pouvez justifier le recours à des systèmes manuels ou informatisés lorsqu’il s’agit de corriger des erreurs dans vos livres. Avec un grand livre papier, vous pourrez simplement effacer et écraser toutes les entrées inexactes, ou les recouvrir de liquide correcteur. C’est rapide, facile et les corrections sont évidentes. Les systèmes comptables informatisés n’affichent pas les corrections physiques et les effacements comme le font les grands livres papier ; ils comportent donc des mesures de protection intégrées pour créer une piste de vérification à partir de tout changement. Cela peut rendre les corrections plus longues, mais cela signifie que vous aurez une trace écrite solide.
Tout en un coup dâil
La production de rapports et de graphiques informatifs est l’une des forces de la comptabilité informatisée, mais la création de ces rapports et graphiques n’est pas toujours le processus le plus simple. Avec un grand livre en papier, se rappeler comment faire apparaître les chiffres dont on a besoin n’est jamais un problème. Il suffit d’ouvrir le grand livre approprié à sa page actuelle et les chiffres sont juste devant vos yeux. Pour une petite entreprise dont le nombre de transactions est modeste, un système manuel peut être plus simple, mais au fur et à mesure de votre croissance, vous apprécierez les fonctions de rapport plus puissantes d’un système logiciel.
Sécurité et accès aux données
Depuis combien de temps n’avez-vous pas lu pour la dernière fois un article sur le vol ou la compromission de données d’une entreprise ? Un jour ? Une semaine ? Si vos systèmes comptables sont connectés à Internet, ils sont vulnérables au piratage et même les ordinateurs autonomes peuvent tomber en panne. Si vous ne sauvegardez pas vos données avec diligence, que ce soit sur d’autres ordinateurs ou dans le Cloud, vous pourriez avoir de sérieux problèmes. Les grands livres papier peuvent être moins problématiques. La sécurité des données est une simple question de les enfermer la nuit dans un coffre-fort résistant au feu et à l’eau, bien qu’il soit toujours prudent de conserver une deuxième série de livres dans un endroit séparé en cas de catastrophe naturelle ou autre catastrophe. Cela donne un léger avantage de sécurité aux systèmes manuels, vous ne serez jamais piraté. Mais avec les systèmes informatisés, vous aurez accès à vos données comptables même lorsque vous êtes sur la route, ce qui est un avantage majeur de l’automatisation.
Deux problèmes de taille
Les deux grands enjeux de la comptabilité manuelle sont l’exactitude et la croissance. Lorsque des nombres doivent être ajoutés manuellement dans les registres comptables, puis transférés entre eux, vous créez un risque d’erreurs. Vous pouvez minimiser les erreurs en utilisant les systèmes dits “de simple écriture” ou du “one write”, qui copient vos entrées sur les pages sous-jacentes afin que vous n’ayez pas à les ressaisir, mais les erreurs s’y glisseront toujours.
Le temps est un autre facteur. La comptabilité manuelle est une réponse efficace pour les petites entreprises, mais au fur et à mesure que votre entreprise grandit, la saisie manuelle des transactions commencera à vous faire perdre de plus en plus de temps. Même si un système manuel est le plus logique pour vous aujourd’hui, vous devriez garder un il sur l’avenir et avoir un plan en place pour passer à un système informatisé le moment venu.
